Sistema TIMOCOM: como evitar que os transportes se tornem uma confusão

Como a WEMAS Absperrtechnik GmbH usa a digitalização para agilizar os contratos de transporte

Líder de mercado de soluções integradas e certificadas de sistemas de sinalização rodoviária, a WEMAS usa o TIMOCOM Marketplace. No espaço de oito meses, a empresa conseguiu, com a aplicação TC Transport Order®, adjudicar 2.221 contratos a 855 adjudicatários diferentes. Até então, a WEMAS tinha um transitário principal, mas não estava satisfeita com o trabalho realizado. Stefan Watzlawek, o diretor de logística, decidiu então utilizar a TIMOCOM.

“O processamento digital de transações proporciona-nos duas vantagens básicas”, afirma Watzlawek. A digitalização torna a sua empresa competitiva e liberta-a de papelada desnecessária. “Com as aplicações da TIMOCOM, somos francamente mais rápidos na adjudicação e tratamento dos nossos contratos de transporte”, descreve Watzlawek uma das vantagens. Decisiva foi também a função de arquivamento para contratos de transporte.
 

“Ficaríamos muito satisfeitos com uma função que permitisse associar as faturas e comprovativos de execução diretamente
ao contrato de transporte respetivo”, é o teor do desejo remetido pela empresa ao departamento de TI da TIMOCOM. A
expetativa: “Durante a auditoria anual, seria possível encontrar todas as informações num só local – isto poupa tempo e é
uma enorme mais-valia para nós.” O vaivém de pastas, graças à opção de arquivamento, é já uma coisa do passado.

O processamento digital de transações integrado no sistema proporciona um forte aumento da eficiência. A utilização desta
aplicação minimiza o esforço de organização e pesquisa. Além disso, tem a vantagem de tornar desnecessário um
subsistema para o processamento de transações e evita que os mais de 127.000 utilizadores da TIMOCOM se esqueçam de
informações importantes devido aos campos obrigatórios.

Durante a ação de formação nas instalações da empresa, Stefan Watzlawek e os seus colegas aprenderam a usar outras
funções relacionadas com o TC Transport Order®. O seu colega Döring, por exemplo, ainda não conhecia o diretório de
empresas: “Com esta ferramenta posso, por exemplo, localizar transportadores com viaturas equipadas com empilhadeira
portátil.” Mostrou-se igualmente entusiasmado com a pesquisa de armazéns: num instante, encontrou dez superfícies
adequadas. A ação de formação marcou pontos em mais duas áreas: localização de envios, para reduzir a necessidade de
comunicação com o adjudicatário e a adjudicação de itinerários regulares. Foi possível encontrar cinco transportadores através de concursos que, de futuro, serão contratados regularmente. Para a adjudicação é utilizada uma lista de
distribuição de correio eletrónico para solicitar preços aos transportadores.

Döring manifestou três desejos à equipa de formadores: em primeiro lugar, era frequente os transportadores pedirem o
número de IVA da WEMAS por correio eletrónico – através de uma alteração na máscara, foi fácil inserir esta informação.
“Como já ouvimos este pedido de alguns clientes, está previsto que o número de IVA do adjudicante seja inscrito ao lado do
nome da empresa no modelo de contrato”, afirma a equipa de formadores da TIMOCOM. Em segundo lugar, o tema das
interdições de circulação é uma constante no quotidiano da WEMAS e, neste caso, a equipa pôde remeter diretamente para
o TIMOCOM TruckBan para a obtenção de informações sobre interdições de circulação de camiões a nível internacional. Em
terceiro lugar, Döring gostava que houvesse no diretório de empresas a possibilidade de introduzir um endereço de envio
que pudesse ser usado no formulário de contrato.

Em períodos de pico, Döring poderá futuramente poupar meia hora de trabalho por dia, assim que estiver configurada a
interface entre o Navision – o programa em que são recolhidas as encomendas na WEMAS – e o TC Transport Order®.
Assim, com um clique, será possível transformar um contrato de transporte numa oferta de carga.

Encontre mais informações sobre a WEMAS em www.wemas.de.