O coronavírus altera o processamento dos pagamentos na logística?

Quando passa o prazo de pagamento de uma fatura, o Serviço de cobrança internacional da TIMOCOM pode ajudar a recuperar o seu dinheiro. Tem uma taxa de sucesso de 86 %. O advogado da TIMOCOM, Alexander Oebel, responsável do Serviço de cobrança, explica nesta entrevista as razões do elevado sucesso do serviço. Além disso, analisa a pontualidade dos pagamentos atual na logística e dá sugestões sobre aspetos ter em atenção no processamento dos pagamentos.

Alexander Oebel, descreva sucintamente as suas funções.
Na TIMOCOM, sou responsável pelo departamento jurídico, em particular pelo Serviço de cobrança. No fundo, trata-se de resolver diferenças entre clientes, assim como lidar com as matérias jurídicas da empresa.

 

Já que estamos a falar do assunto: O que torna tão especial o Serviço de cobrança da TIMOCOM?
…a rápida implementação da gestão de cobranças, mantendo a neutralidade perante todas as partes. Quando existem diferenças entre os parceiros contratuais, incluindo barreiras estatais e linguísticas, damos o nosso contributo para que possam continuar a interagir de forma profissional no mercado. Para os nossos clientes, é motivo de alívio saberem que têm ao seu lado um parceiro tão fiável que pode ultrapassar estas barreiras.

 

Que barreiras são essas?
A experiência diz-me que não são necessariamente problemas de natureza jurídica. Muitas vezes, são dificuldades de comunicação. São aspetos eminentemente humanos: pequenos pormenores, mal-entendidos, barreiras. Nestes casos, em conjunto com a equipa internacional, podemos prestar apoio em mais de 27 idiomas. Com especialização no setor da logística e dos transportes, podemos abordar o problema com o cliente sem rodeios. É frequente recorrer a uma agência de cobranças quando um devedor não reage aos contactos. No papel de mediador neutro, podemos restabelecer a comunicação entre devedor e credor. Para este efeito, analisamos todos os casos com base nos documentos e, assim, podemos encontrar soluções factuais para as perguntas em aberto. A TIMOCOM empenha-se na simplificação de todos os processos logísticos, entre os quais se conta um fluxo de pagamentos regulamentar.

 

Como mudou a situação económica de muitas empresas de transporte em virtude do coronavírus?
Vemos, por um lado, que alguns setores foram afetados pela situação de formas muito distintas. A situação do mercado mudou. A procura de alguns produtos aumentou, ao passo que para outros deixou simplesmente de existir. Transportadores e empresas de expedição que anteriormente tinham um vasto leque de clientes viram, pura e simplesmente, desaparecer alguns setores da sua clientela. Empresas de transporte que entregam bens alimentares, papel higiénico ou, atualmente, vacinas, registaram um aumento da procura. Porém, ainda que temporariamente, houve empresas de transporte e logística que também se viram forçadas a reduzir a sua atividade, nomeadamente imobilizando as suas frotas ou recorrendo a layoff para parte dos seus quadros de pessoal. Está para ver em que medida as ajudas públicas ajudam a longo prazo num negócio de margens reduzidas, mas também é verdade que cada empresa tem a sua própria estrutura de custos.

 

A pontualidade dos pagamentos na logística mudou em virtude da atual situação?
Há mais cautela no mercado. Há menos tolerância para o pré-financiamento de prestações de serviços no setor da logística. Anteriormente, no setor dos transportes, se um adjudicatário realizasse vários transportes para uma empresa, era habitual esta liquidar várias faturas de uma só vez. No caso de atrasos nos pagamentos, estes valores a receber também eram enviados em lotes ao Serviço de cobrança para serem processados.

Tudo mudou desde o início da pandemia de coronavírus. Os adjudicatários já não estão tão dispostos a esperar por pagamentos vencidos após o final do prazo de pagamento e as faturas em aberto também nos são remetidas com maior frequência. No entanto, em termos globais, podemos falar de um aumento da pontualidade dos pagamentos, o que contribui para a rentabilidade das empresas.

 

Onde é necessário agir nas empresas de transporte e logística para otimizar os respetivos processos de transporte e a rentabilidade?
Pode-se prevenir alguns problemas. Em muitas áreas da logística, os processos subjacentes ao transporte continuam analógicos. Na prática, isto torna o processamento mais suscetível a erros.

A mercadoria tem de ir de A para B. Isto é um processo físico e não pode ser substituído. Porém, o resto do processo continua a ser analógico. A receção da mercadoria é assinalada num recibo de entrega. Aqui começa um processo lento e propenso a erros, especialmente quando os envios são subcontratados quatro ou cinco vezes. A entrega é assinalada na guia de transporte e o documento é reencaminhado a todos os envolvidos na cadeia do transporte. Uma CMR convencional é emitida em quadruplicado, é o principal comprovativo do transporte realizado e, consequentemente, da execução do contrato de fornecimento. Todos os envolvidos no transporte têm, por isso, um forte interesse em receber o original.

Porém, é muito raro este documento de entrega ser enviado de imediato ao adjudicante, pois permanece no camião e muitas vezes existem itinerários encadeados que têm de ser realizados antes de o motorista voltar ao escritório. Assim, os documentos necessários para a faturação sofrem um atraso e isso acaba por afetar o pagamento do serviço efetuado. Além disso, neste tipo de processamento existe ainda o risco de os documentos de porte não chegarem corretamente à empresa de transporte. Se o documento original se extraviar no correio, torna-se mais complicado fazer o comprovativo do transporte. As cópias são frequentemente recusadas para efeitos de seguimento. Gera-se, assim, uma longa cadeia de comunicação que pode gerar dificuldades. Uma variante digital pode ser uma grande ajuda neste caso.

 

Como pode a digitalização ajudar a logística na situação atual?
A transição para uma gestão de documentos eletrónica pode ser particularmente útil para a logística no contexto atual, pois os escritórios das transportadoras e das empresas de expedição também não têm pessoal em permanência em virtude do teletrabalho. Nesse caso, a troca de documentos em papel é ainda mais difícil. Em contrapartida, os documentos geridos digitalmente podem ser processados mais rapidamente. A jurisprudência dá «via livre» aos documentos eletrónicos. Algo que muitas pessoas não sabem: um documento digitalizado ou copiado tem força probatória em tribunal. Para efeitos fiscais, os atos de transporte são normalmente digitalizados e armazenados dessa forma.

 

Este passo poderia ser integrado mais cedo na cadeia do processo?
A pergunta que todos os adjudicantes querem ver respondida é se a mercadoria chegou ao destino em segurança. Um documento digitalizado é tão eficiente a dar esta resposta como outro qualquer. A minha sugestão: em todos os processos, deve verificar-se se é possível uma variante eletrónica e, sendo possível, chegar a acordo quanto à sua utilização logo desde o início. Por exemplo, no prazo acordado para o pagamento pode ser utilizada a variante eletrónica, até para permitir o esclarecimento de dúvidas, colmatar falhas de comunicação e fazer correr os prazos de pagamento. Se necessário, o original pode ser enviado posteriormente por correio postal. O objetivo de ambas as partes deve ser assegurar a máxima celeridade do método de pagamento. Isto economiza tempo, dinheiro e nervos.

Na minha opinião, é de prever que a pandemia de coronavírus acelere a implementação do processo eletrónico de transporte. Com efeito, na logística há espaço para um reforço da digitalização de muitos processos. Entre eles, os pagamentos.

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